Het inzetten van zzp’ers is niet meer weg te denken in de bouw- en infrasector. Zelfstandigen brengen flexibiliteit en vakkennis, maar werken met zzp’ers vraagt ook om een duidelijke aanpak.
Denk aan het voorkomen van risico’s zoals schijnzelfstandigheid, onduidelijke afspraken en mogelijke sancties van de Belastingdienst. Het geheim van succes ligt in het effectief managen van de interne schil (alles wat binnen je organisatie gebeurt) en de externe schil (de interactie met externe partijen zoals toezichthouders en accountants).
Voor mkb-bedrijven zonder uitgebreide HR-afdeling kan dit als een uitdaging voelen, maar met een praktische aanpak en de juiste beheersmaatregelen is het prima te organiseren. Hieronder leggen we uit hoe je grip krijgt op beide schillen.
Wat is de interne schil?
De interne schil gaat over de structuur en processen binnen je organisatie. Dit is de basis voor een goede samenwerking met zzp’ers. Het zorgt ervoor dat je interne processen soepel verlopen en dat iedereen weet wat zijn of haar rol is.
Hoe richt je de interne schil in?
1. Heldere rolverdeling In kleinere organisaties, waar geen HR-afdeling is, is het extra belangrijk om taken duidelijk te verdelen. Wie beoordeelt de contracten? Wie bewaakt de kwaliteit van het werk? Bijvoorbeeld:
2. Gestandaardiseerde processen Maak gebruik van vaste procedures, zodat het werk met zzp’ers voorspelbaar en consistent verloopt. Denk aan:
3. Regelmatige evaluaties Plan regelmatig korte evaluaties om te zien of processen werken en risico’s worden beheerst. Een eenvoudige audit eens per kwartaal kan al voldoende zijn.
4. Medewerkers bewust maken Zorg dat iedereen binnen je organisatie weet wat er speelt rondom zzp’ers. Geef trainingen of organiseer een bijeenkomst over schijnzelfstandigheid, fiscale naleving en het belang van duidelijke afspraken.
Wat is de externe schil?
De externe schil draait om je relaties met partijen buiten je organisatie, zoals de Belastingdienst, accountants en toezichthouders. Hier komt het erop aan dat je alles juridisch en financieel op orde hebt.
Hoe pak je de externe schil aan?
1. Fiscale naleving De Belastingdienst controleert actief op schijnzelfstandigheid. Borg de zelfstandigheid van de ondernemer die je inhuurt
2. Externe controles voorbereiden Toezichthouders en de Belastingdienst kunnen vragen stellen. Zorg dat je altijd kunt laten zien dat je processen kloppen:
3. Samenwerken met een accountant Een goede accountant is onmisbaar voor mkb-bedrijven. Zij kunnen bijvoorbeeld:
4. Proactieve communicatie Wees open en transparant naar toezichthouders. Dit helpt om mogelijke problemen vroegtijdig te signaleren en op te lossen.