Actielijst voor Ondernemers in de Bouw- en Infra-sector: Samenwerken met ZZP’ers
In de bouw- en infra-sector is het belangrijk om fiscaal en juridisch correct samen te werken met ZZP’ers. Dit voorkomt problemen zoals schijnzelfstandigheid, naheffingen en brutering. Deze actielijst biedt praktische handvatten, gebaseerd op de praktijk en lessen uit het Deliveroo-arrest, waarin de nadruk ligt op de werkelijke uitvoering.
Wat te doen
- Gebruik een passende opdrachtovereenkomst
Zorg dat de overeenkomst specifiek is voor de bouwsector, met een duidelijke omschrijving van de opdracht, deliverables, een begin- en einddatum, en verantwoordelijkheden. Het document moet overeenkomen met de praktijk.
- Controleer vooraf de zelfstandigheid van de ZZP’er
Vraag om:
- KvK-inschrijving met een relevante bedrijfsomschrijving.
- Btw-nummer (controleer via het VIES-systeem).
- Bewijs van een aansprakelijkheidsverzekering.
- Bij langdurige samenwerking: bewijs van meerdere opdrachtgevers.
- Beperk de inbedding in uw organisatie
Laat de ZZP’er niet functioneren als een verlengstuk van uw vaste team. Vermijd dagelijkse teamvergaderingen, structurele deelname aan werkroosters of andere integratie in uw organisatie.
- Laat de ZZP’er eigen middelen gebruiken
Gebruik van eigen gereedschap, voertuigen of software benadrukt zelfstandigheid. Als u middelen verstrekt, zorg dat dit optioneel is en niet verplicht.
- Evalueer langdurige samenwerkingen
Controleer regelmatig of de werkzaamheden en werkwijze nog overeenkomen met de oorspronkelijke zelfstandige opdracht. Voorkom dat de ZZP’er dezelfde taken blijft uitvoeren als werknemers, onder dezelfde omstandigheden.
- Houd een goed dossier bij
Bewaar:
- Opdrachtovereenkomsten.
- Facturen met btw-nummers en KvK-gegevens.
- Correspondentie over zelfstandigheid.
Zorg dat u deze documenten minimaal zeven jaar bewaart.
- Focus op het eindresultaat, niet op het proces
Controleer of het werk voldoet aan de opdracht, maar geef geen dagelijkse instructies over de uitvoering. De ZZP’er moet vrij zijn in zijn werkmethoden en planning.
- Beperk gelijke voorwaarden met werknemers
Laat ZZP’ers niet werken onder dezelfde werktijden of arbeidsvoorwaarden als werknemers. Geef geen toegang tot secundaire arbeidsvoorwaarden zoals bedrijfsauto’s of bonussen.
Wat niet te doen
- Creëer geen gezagsverhouding
Geef geen directe aansturing of controle over hoe het werk moet worden uitgevoerd.
- Vermijd langdurige inbedding
ZZP’ers die structureel dezelfde taken uitvoeren als werknemers, lopen het risico op herkwalificatie tot dienstverband.
- Zorg dat ZZP’ers niet participeren in interne activiteiten
Laat ZZP’ers niet deelnemen aan personeelsvergaderingen, teamuitjes of andere activiteiten die bedoeld zijn voor werknemers.
- Vermijd salarisachtige betalingen
Betaal ZZP’ers nooit op een manier die lijkt op loon, en bied geen voorzieningen zoals vakantiegeld of doorbetaling bij ziekte.
Lessen uit het Deliveroo-arrest
In het Deliveroo-arrest oordeelde de rechter dat de werkelijke uitvoering zwaarder weegt dan wat in de overeenkomst staat. Factoren zoals:
- Inbedding in de organisatie,
- Gebrek aan autonomie in werkwijze, en
- Directe aansturing door de opdrachtgever
leidden tot de kwalificatie als dienstverband. Dit benadrukt dat overeenkomsten moeten aansluiten bij de feitelijke uitvoering van de werkzaamheden.
Conclusie
Volg deze actielijst om fiscaal en juridisch correct samen te werken met ZZP’ers in de bouw- en infra-sector. Zorg voor duidelijke afspraken, bewaak zelfstandigheid in zowel overeenkomst als praktijk, en voorkom inbedding in uw organisatie. Bij twijfel: schakel een specialist in arbeidsrecht of fiscaliteit in om risico’s te beperken.
Heeft u vragen? Neem contact op met een jurist of fiscalist voor advies op maat.
Tijdens een Controle: Praktische Tips
Een controle van de Belastingdienst kan verregaande gevolgen hebben voor uw bedrijfsvoering. Het is daarom essentieel om goed voorbereid te zijn en effectief te reageren. Hier zijn concrete richtlijnen voor ondernemers.
1. Brutering vermijden door expliciet te verzoeken dit niet toe te passen
Wat is brutering?
Bij brutering wordt het netto uitbetaalde bedrag van een opdrachtnemer door de Belastingdienst omgerekend naar een bruto bedrag. Hierdoor kan de opdrachtgever verplicht worden alsnog loonbelasting, sociale premies en werkgeversbijdragen af te dragen, vaak met terugwerkende kracht. Dit gebeurt wanneer een arbeidsrelatie wordt herkend als dienstverband.
Hoe voorkomt u brutering?
Tijdens een controle kunt u de Belastingdienst formeel verzoeken om geen brutering toe te passen, met een beroep op de Wet op de Loonbelasting 1964 (artikel 31). Dit artikel biedt ruimte om brutering achterwege te laten als aannemelijk is dat:
- De opdrachtnemer wist of kon weten dat geen loonbelasting werd ingehouden.
- De opdrachtnemer de belasting zelfstandig heeft afgedragen.
Praktische aanpak tijdens de controle:
- Toon bewijs dat belasting is afgedragen door de ZZP’er: Verzamel kopieën van btw-aangiftes of andere fiscale documenten van de opdrachtnemer die laten zien dat zij belasting hebben betaald.Werk samen met de opdrachtnemer om dit snel beschikbaar te stellen.
- Verzoek formeel om geen brutering toe te passen: Dien een schriftelijk verzoek in tijdens de controleprocedure waarin u aangeeft dat u op grond van artikel 31 van de Wet op de Loonbelasting vraagt om afzien van brutering.Onderbouw dit met de positie van de opdrachtnemer als zelfstandig ondernemer (bijvoorbeeld via KvK-inschrijving en btw-nummer).
- Zorg dat overeenkomsten correct zijn. Verwijs naar uw opdrachtovereenkomst waarin expliciet staat dat de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor eigen belastingafdrachten.Leg nadruk op het feit dat er geen sprake is van een dienstverband (geen gezagsverhouding, eigen werktijden, gebruik van eigen materialen).
2. Anoniementarief vermijden door correcte gegevens
Wat is het anoniementarief?
Bij ontbreken van juiste of volledige gegevens van een opdrachtnemer kan de Belastingdienst een anoniementarief van 52% opleggen. Dit kan zowel voor de opdrachtnemer als voor de opdrachtgever aanzienlijke financiële gevolgen hebben.
Hoe voorkomt u het anoniementarief?
- Correcte administratie bijhouden: Vraag om een geldig identiteitsbewijs bij aanvang van de samenwerking en registreer het documentnummer.Controleer de naam en gegevens op facturen met het btw-nummer en KvK-inschrijving van de opdrachtnemer.
- Praktische acties tijdens de controle : Als de Belastingdienst twijfels uit over gegevens, leg dan direct de juiste documentatie voor.Denk aan:Bewijs van btw-registratie (bij voorkeur uit het VIES-systeem).Kopie van het paspoort of ID-kaart. Toon aan dat u geen nalatigheid heeft gepleegd bij het registreren van deze gegevens. Dit kan helpen om boetes te voorkomen.
3. Belastingen en rente: Minimaliseer de schade
Tijdens een controle kunnen naheffingen worden opgelegd. Hieraan zijn vaak belastingrente en soms boetes verbonden.
Hoe beperkt u de financiële schade?
- Betaal naheffingen direct:
De Belastingdienst rekent rente vanaf het moment dat de onjuiste afdracht is vastgesteld. Hoe sneller u betaalt, hoe lager de uiteindelijke rente.
- Maak bezwaar tegen boetes:
Bij een vergrijpboete kunt u aangeven dat er geen sprake was van opzet of grove schuld. Gebruik uw administratie en communicatie om aan te tonen dat u te goeder trouw heeft gehandeld.
- Zelf melden (inkeerregeling):
Als u vóór de controle fouten ontdekt, meld dit proactief via de inkeerregeling. Dit kan boetes en rentetarieven beperken.
4. Uw rechten tijdens een controle
Tijdens een controle heeft u als ondernemer rechten die voortvloeien uit het formele belastingrecht:
- Informatieplicht: U bent verplicht om gegevens te verstrekken die specifiek worden opgevraagd, maar u hoeft niet meer te delen dan waar de controle zich op richt.
- Verweer: U heeft altijd het recht om tegen beslissingen bezwaar te maken, bijvoorbeeld tegen de toepassing van brutering of een boete.
Praktische tips:
- Zorg dat u een kopie maakt van alle verstrekte documenten.
- Werk samen met een fiscalist om complexe kwesties, zoals brutering, te weerleggen.
5. Uw administratie als bewijs
Een goed georganiseerde administratie is uw belangrijkste verdediging bij een controle. Zorg dat u altijd beschikt over:
- Waterdichte opdrachtovereenkomsten die de zelfstandigheid van opdrachtnemers aantonen.
- Kopieën van identiteitsbewijzen en facturen die voldoen aan de wettelijke eisen.
- Documentatie die aantoont dat opdrachtnemers hun belasting hebben afgedragen (bij twijfel kunt u dit via hen opvragen).
Samenvatting
Bij een controle is voorkomen beter dan genezen. Vraag expliciet om geen brutering toe te passen, zorg dat u het anoniementarief vermijdt door correcte gegevensregistratie, en minimaliseer rentebetalingen door proactief te handelen. Met een goed voorbereide administratie en kennis van uw rechten voorkomt u onnodige financiële en juridische problemen.
Heeft u hulp nodig? Schakel tijdig een fiscalist in om u te ondersteunen.
